kommunikativ: Über den Umgang mit Anrufbeantwortern

Anrufbeantworter sind dazu da, automatisch Anrufe entgegenzunehmen.

Viele Menschen machen das zum Gegenstand unhaltbarer Interpretationen. Folgende waghalsige Annahmen sind besonders beliebt, wenn sie bei dem Versuch jemanden zu sprechen, auf einen AB treffen:

  1. Der Teilnehmer ist nicht zuhause.
  2. Er/sie will nicht mit mir sprechen.
  3. Es ist sinnlos eine Nachricht auf dem AB zu hinterlassen, weil ich den Teilnehmer persönlich sprechen will.

Aber wie es wirklich aussieht, kann der Anrufende in den meisten Fällen nicht einmal annähernd richtig einschätzen. Was man für gewöhnlich weiß, wenn man mit einem AB konfrontiert wird, ist in etwa folgendes:

  • Mein Telefon funktioniert für abgehende Gespräche.
  • Sein Telefon funktioniert für eingehende Gespräche.
  • Der AB ist an und funktioniert mit hoher Wahrscheinlichkeit.
Alle darüber hinausgehenden Annahmen sind reine Vermutungen und ohne Nutzen für die weitere Kommunikation.

Beispiel Telefonzelle:

A steht in der Telefonzelle und ruft B an, um eine zeitkritische Kommunikation zu erreichen.

Der AB geht dran, und A hinterläßt keine Nachricht, weil A vermutet, B sei nicht zuhause.

Die Kommunikation kommt nicht zustande.

B wird so nicht erfahren, wer angerufen hat und warum und hat deshalb keine Chance für eine sinnvolle Reaktion.
Möglicherweise (wir können das vorher nicht wissen) steht B direkt neben dem Telefon
und wartet auf die Ansage des für ihn unidentifizierten Anrufers, die nicht kommt.
Warum B nicht gleich abhebt, kann 1001 Gründe haben.
Hätte A seine Ansage gemacht, könnte es durchaus sein, das B abgehoben hätte.
A denkt vielleicht, es sei sinnlos, weil er (gleich nicht mehr) zurückgerufen werden könne.
A macht sich nicht klar, daß B möglicherweise in wenigen Minuten vom WC zum AB kommt und ihn abhört.
Die meisten Telefonzellen haben durchaus eine Nummer, unter der sie erreichbar wären.

Was also wäre ein konstruktiver Umgang mit Anrufbeantwortern?

I. Nenne Deinen Namen,

erwarte nicht, daß man Deine Stimme erkennt, nachdem sie einmal durch das Telefonnetz gelaufen
und auf einem mittelmäßigen Anrufbeantworter in Bits & Bytes zerhackt,
wieder zusammengesetzt und über einen miesen kleinen Lautsprecher wiedergegeben worden ist!

II. Erzähle den Grund Deines Anrufes!

Gib dem Angerufenen die Möglichkeit, sich eine Meinung darüber zu bilden,
wie dringend oder wie wichtig ein Rückruf für ihn und für Dich sein könnte.
Den Eindruck von Dringlichkeit zu erwecken, ohne zu sagen, worum es geht,
ist unfair und respektlos dem Angerufenen gegenüber.
Erzähle dem Angerufenen die Umstände, um die es geht
und schreibe ihm nicht vor, welche Bedeutung er diesen beizumessen hat.
Also NICHT: "Du mußt mich jetzt unbedingt zurückrufen!!!" sondern:
"Ich möchte gerne xyz mit Dir besprechen; bitte ruf mich zurück."

III. Wenn Du einen Rückruf haben möchtest, bitte um Rückruf!

Nenne die Nummer, unter der Du zurückgerufen werden möchtest
und ggf. noch das Zeitfenster innerhalb dessen Du dort erreichbar bist,
oder erreicht werden möchtest.

IV. Sage, von wo aus Du anrufst,

wenn Du nicht gerade von zuhause aus anrufst und sicher bist, daß Deine Nummer übertragen wird
und daß der Angerufene Deine Nummer in seinem Display auch nach dem Anruf noch sehen kann
und Du weißt, daß er Deine Nummer kennt bzw. in sein elektronisches Telefonbuch mit Namen eingetragen hat.

V. Mach' eine freundliche Bemerkung,

die sachlich nicht unbedingt erforderlich gewesen wäre, falls Du mit dem Anrufer befreundet bist,
Dich anfreunden oder weiterhin befreundet bleiben möchtest.

Es gibt durchaus Situationen, in denen es sinnvoll wäre, den Anruf zu wiederholen.
Im allgemeinen sollte man das aber nicht machen und es dem Angerufenen überlassen,
wann und ob er überhaupt zurückrufen möchte.

VI. Wenn Du inzwischen zusätzliche oder aktualisierte oder ganz und gar andere Informationen bekommen hast,

die für den vorher getätigten Anruf von Bedeutung sind, kann es sinnvoll sein, diese nachzutragen.
Insbesondere, bei Überschreitung des vorher genannten zeitlichen Rahmens für einen Rückruf
könnte ein neuer Rahmen genannt werden, oder eine aktuelle Rückrufnummer.

VII. erzähle dem AB nicht Dinge, die der Angerufene schon weis, oder gar nicht wissen will,

wie Z.B.: "Ich erreiche Dich offensichtlich nicht"; "Du hebst nicht ab"; "Du bist wohl nicht zuhause";
"Ich spreche nicht gerne auf ABs"; "Das wird jetzt sicher wieder nix"; "Kannste nicht mal drangehen?";
"Jetzt wirste nie erfahren, was ich gewollt habe"; "Ich bin enttäuscht, daß ich Dich nicht sprechen kann".
"So'n Mist, der AB, was soll ich jetzt machen?"; "Das ist jetzt mein X-ter Anruf auf Deinem AB!!"
Version 1.1, German, 12-10-2005, Rosemarie gewidmet